Los tres pilares del RTC en tiempos VUCA
El día de un RTC pasa por una multiplicidad de tareas que van desde manejar en extensas jornadas (que en ocasiones superan las 3 horas de recorrido para llegar al punto de inicio de labores), las visitas a tiendas, distribuidores y agricultores, hasta la preparación de días de formación grupal con entidades aliadas (Federación Nacional de Cacaocultores, Federación Nacional de Cafeteros, entre otras), revisión de inventarios, monitoreo del estado de pedidos, manejo de cartera del cliente, entre muchos otros.
Luego de analizar en profundidad las labores y objetivos de más de 30 compañías del sector, los siguientes son tres aspectos que desde Galápp consideramos pilares fundamentales a trabajar con nuestros Representantes Técnicos Comerciales (RTC) y Asistentes Técnicos (AT) en tiempos VUCA (por su acrónimo en inglés, (Volátiles, Inciertos, Complejos y Ambiguos):
Planeación y autogestión: en la base de datos de un RTC o Asistente técnico promedio puede reposar la información de 100 a 150 agricultores y de 25 a 35 tiendas de agroinsumos a las cuales debe atender. Las distancias a recorrer, la priorización de recorridos y la clasificación de clientes son cruciales para que las labores de los RTC’s y AT’s sean eficientes. Un RTC puede visitar según la zona, desde 2 agricultores diarios (Meta, Casanare, Arauca) hasta 8 agricultores diarios (Santander, Boyacá, Antioquia, Cauca). Realizar una correcta planeación es fundamental para alcanzar dichos objetivos de manera eficiente (menor número de horas de conducción, menor número de kilómetros recorridos/mes, mayor eficiencia en uso de tiempo y combustible, mejores resultados)
Análisis de información y digitalización: aunque antaño, la mayoría de vendedores usaban libretas o agendas de papel para registrar la información diaria de su trabajo, en adición al recetario para dejar recomendaciones al agricultor, la mayoría de vendedores hoy, nos apoyamos en información y herramientas de seguimiento (CRM) para hacer nuestra labor comercial con calidad y eficiencia. Si un RTC maneja 150 agricultores y 35 tiendas, los datos son su mejor aliado. Ellos le permiten priorizar su tiempo y mejorar sus resultados de ventas. Son datos de valor para un RTC: :
Revisión de cobertura de clientes/mes
Revisión de frecuencia de visita
Revisión de cobertura geográfica/mes
Venta Real vs Venta teórica
Estado de cartera
Con esta información a su alcance, cuya revisión semanal no deberá tomar más de 1 hora en Galápp, el RTC puede priorizar sus actividades para la semana, mes o trimestre siguiente.
¿Te imaginas cuánto tiempo tardaría un RTC en hacer esto si su información estuviera en papel? ¡Ahora multiplícalo por el total de RTC’s de tu equipo! Impensable el valor que dicha labor le cuesta a las empresas, aún cuando hoy generar dichos reportes es tan fácil con herramientas digitales como un CRM, herramientas de visualización y reportería o ERP’s.
Adaptación al cambio: los tiempos que vivimos (VUCA) desde poco antes de la pandemia hasta hoy, hacen que las personas y los equipos deban aprender a ajustar sus estrategias de maneras ágiles, ¡siempre basadas en datos! La adaptación entendida en términos del entorno agropecuario puede significar ajustes a estrategias de venta y rotación de productos que varían según la situación:
Ejemplo situación climática: se pronostica fenómeno de la niña hasta junio, seguido por fenómeno del niño en agosto.
En fenómeno de la niña, prioriza recomendaciones de fertilización y manejo sanitario.
En fenómeno del niño, prioriza recomendaciones asociadas a la floración, cuajado de fruto, llenado, manejo del estrés hídrico, entre otras.
Ejemplo variaciones en precios de cultivos:
Cae el precio del arroz y sube el del café. El equipo prioriza cordillera (cultivos de café, aguacate, tomate de árbol) y reduce la frecuencia de visita a cultivos en zona de meseta.
Ajusta el seguimiento de cartera a empresas en zona de meseta y prioriza movimiento de pedidos a zona de cordillera.
Cambia a canales de comunicación ágiles: Como dice Alejandro Salazar en La estrategia emergente, las estrategias aunque estructuradas deben ser disruptivas y flexibles. Es crucial hacer la planeación estratégica, sin embargo el día a día se debe pilotear como los cambios de ruta entre un punto a y b cuando hay un derrumbe o un bloqueo en la vía. Eso no elimina el destino, simplemente hace que nos adaptemos a la situación y continuemos hacia el objetivo trazado. Con datos, hacer esto resulta mucho más fácil. Qué poco útil sería hacer un cambio de ruta con la información de Waze de hace un año. Lo mismo aplica para tu empresa, la información debe ser actual.
Finalmente, la apropiación tecnológica en el agro lleva un rezago cercano a los 20 años con relación a los sectores del retail, farmacéuticas y financiero. Es de vital importancia apoyar a los RTC’s y AT’s en sus procesos de apropiación de las herramientas digitales. Hacerlo contribuirá a que su empresa elimine procesos operativos y acorte tiempos en generación de informes; más importante aún, que cuente con información actual para tomar decisiones informadas. Recuerde, que la digitalización es un proceso. Es por ello que usted deberá librar a su vez un breve espacio para retroalimentar a su equipo, con relación a la información generada. De ésta manera sus RTC’s y AT’s estarán cada vez más capacitados para analizar y tomar decisiones informadas y su proceso a la digitalización será exitoso.
En Galápp apoyamos a las empresas para que enfrenten estos tres pilares estratégicos. ¡Contáctanos, con gusto te contaremos cómo beneficiamos a empresas del sector de los agroinsumos cultivando la información del campo!
¿Por qué seguir pensando la agricultura como en antaño? En la actualidad, la tecnología es imprescindible para tener un óptimo desarrollo en el agro y con Galápp estás más cerca de conseguirlo. Ya prestamos nuestros servicios a más de 50 empresas y 1.600 usuarios del sector en 5 países de Latinoamérica. Nuestros datos e información te guiarán a tomar decisiones informadas y mejorar los procesos que requiere tu empresa. Para conocer a fondo los servicios que tenemos para ti, ingresa AQUÍ.
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