Quítate el dolor de cabeza y planifica tu feria con el éxito asegurado

Para quienes trabajamos en las áreas comerciales, mercadeo, compras y relaciones públicas, asistir a una feria significa planeación, preparación y un sin número de actividades por ejecutar que, si no se organizan bien, pueden ser un fuerte dolor de cabeza. Pero tranquilo, Galápp ha pensado en personas como tú y te ha preparado una guía basada en nuestras experiencias anteriores, de cómo preparar, planificar y ejecutar eficientemente la asistencia de tu empresa como expositor o asistente antes, durante y después de una feria.

Etapa de preparación y planificación (antes de la feria)

- Define el evento al cual asistir: semestralmente haz una búsqueda de eventos próximos relacionados con tu sector. Una vez tengas el listado, agrega variables y asígnales puntajes que sean de relevancia para ti. Los eventos cuya calificación sean los más altos, serán tus eventos objetivos.

Una vez identificados, busca información en la página, redes sociales o comunícate a la línea de atención de tus eventos, ya que a través de estos canales se encuentra una fuente abundante de clientes potenciales e incluso de la competencia. Absorbe la mayor cantidad de información e ingrésalo en Galápp, tu CRM aliado.

- Contacta a tus clientes potenciales: con tu listado ingresado en Galápp, puedes utilizar la funcionalidad de llamada o escribir por WhatsApp. En el caso que no tengas un número o que este no te conteste, intenta escribir un correo electrónico o una nota en LinkedIn con tu presentación, aclaración del motivo de contacto y propuesta para agendar una cita.

- Haz un listado con las compras que necesitas hacer: dentro de la planificación es fundamental que te preguntes: ¿Qué necesito?, pues será el punto de partida que te permitirá identificar todos esos elementos que debes gestionar. Dentro de las compras a tener en cuenta se encuentran: lugar físico en la feria, el montaje del stand (muebles, mesas, sillas, televisor), uniformes, material publicitario (gorras, vídeos, pendones), logística de traslados (tiquetes, hospedaje, transporte y alimentación), que fueron los que tuvimos en cuenta dentro de nuestro listado de compras.

- Arma un presupuesto: agrupa tu listado definido de compras y realiza una cotización, una vez tengas los costos, súmalos conjuntamente. Sin embargo, asegúrate de dejar un ítem adicional para imprevistos, que será tu colchón para atender los gastos adicionales no contemplados dentro de ese listado.

- Establece procesos: las compras y demás actividades que necesitas gestionar deben organizarse por procesos. Entiéndase por proceso a una serie de actividades que se deben ir cumpliendo para lograr el objetivo deseado.

Te aconsejamos organizar las actividades por procesos separados. Cuya estructura esté dada por: nombre de la actividad, fecha de entrega, responsable, descripción de la actividad, subtareas (con su respectivos responsables y fecha de entrega) y colaboradores. Aplicando esta estructura, no sólo te permitirá tener un orden, sino también monitorear los avances en la gestión de cada una de las tareas.

- Check-list: en la finalización de tu planificación es importante que, como mínimo, una semana antes de iniciar la feria puedas revisar la ejecución de cada una de tus actividades. Las que ya están ejecutadas, márcalas como finalizadas y aquellas que no, podrás intervenir con el fin de apoyar al colaborador para que logre cumplir su actividad asignada.

Etapa de ejecución (durante la feria)

La feria es un evento social, al cual asistirán un gran número de personas, en su mayoría relacionadas con el sector agrícola.

Si eres un RTC que está atendiendo un stand, saluda amablemente y realiza preguntas puntuales con el fin de categorizar si es un cliente potencial o no. Si resulta ser potencial, invítale a un café o una botella de agua e inicia tu pitch comercial.

Cuando estés finalizando la interacción comercial, ingresa a Galápp, al módulo de Cliente, y registra la información básica que dicho cliente potencial te ha suministrado (nombre, finca, ubicación, celular y correo electrónico).

Una vez concluida, ingresa nuevamente a Galápp y en el módulo Acercamiento Comercial registra la información de tu encuentro, dejando notas de valor que te serán útiles y de apoyo en la siguiente etapa.

Etapa de seguimiento comercial (después de la feria)

Finalizada la feria, se acciona el follow up o el seguimiento a dichos clientes potenciales con los que lograste tener algún tipo de acercamiento y mostraron interés en tu producto o servicio.

Lo lograrás de una manera ordenada a través del calendario que te brinda Galápp en su versión web. Visualiza tus registros, conoce los compromisos a los que llegaste, llama y concreta un nuevo encuentro para luego registrarlo en la agenda de programación.

En resumen, la asistencia a ferias relacionadas con el sector en el que se encuentra inmerso tu producto o servicio, siempre será la mejor oportunidad para lograr visibilizar, posicionar y vender.

Ya estás más que preparado para llevar a cabo la planificación de una feria agrícola y tener éxito en su ejecución. Sólo nos queda decirte: ¡Éxitos y disfruta la feria!

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