¿Un CRM es más efectivo que Excel?, Aquí te lo contamos.


La mayoría de nosotros ha escuchado o se ha familiarizado con el uso de Excel, y es que no es para menos; hoy en día es una de las herramientas más usadas dentro de las empresas. Excel fue desarrollado por Microsoft como programa estándar, donde través de sus hojas de cálculos, ha sido utilizado no sólo para realizar operaciones matemáticas, ingresar o almacenar datos, sino también, para generar análisis de la misma. A pesar que el uso de Excel podría llegar a adaptarse para cumplir diferentes funciones en contabilidad, cartera, facturación e incluso para gestionar las relaciones con los clientes, como lo hace en la actualidad los CRM’s, existen diferencias interesantes que debes conocer. A continuación Galápago te las comparte:


Excel como herramienta ofimática más usada por las empresas


Según Microsoft, el 16% del mundo utiliza Excel como una herramienta para registrar todo tipo de datos. Esto implica que al menos 46 millones de personas utilizan este software, convirtiéndola en una de las herramientas más populares y reconocidas en todo el mundo. #SonDatosyHayQueDarlos


Lo anterior, se debe a las funcionalidades, que permiten multiplicidad de acciones que van desde llevar la nómina, controlar el stock, registrar pedidos, llevar la información de los clientes, hasta calcular y generar gráficos. Actividades que para una MiPyme (Pequeñas y medianas empresas), resultan ser todo lo que necesitan tener y a un bajo costo.


A pesar que Excel es catalogada como la herramienta top para administrar negocios en sus fases iniciales, a medida que estos crecen, sus necesidades también crecerán requiriendo de herramientas más robustas, flexibles y customizables. Por ejemplo, imagina que tu empresa de agroinsumos pasa de tener una fuerza comercial de 5 RTC’s, quienes semanalmente realizan visita a 25 agricultores, a tener un equipo de 20 RTC’s cuadruplicando los registros en tus hojas de excel. Darle manejo a la información de las visitas de tus clientes con tus 5 RTC’s puede resultar bastante viable pero, si tienes más de 100 reportes de visitas semanalmente al mes sumarían 400 registros, eso sin contar con los registros de formaciones grupales, ni de visita a mostrador. Teniendo estos números en mente, ¿Crees posible llevar la trazabilidad y el debido seguimiento en excel?


El CRM, tu mejor opción


Los CRM’s funcionan como un sistema de información centralizado, los cuales son capaces de albergar la información básica, el seguimiento y todas la interacciones que realiza tu fuerza comercial, tanto de tus clientes actuales, como de los potenciales. Por otro lado, el registro de dichas interacciones pueden ser realizadas desde cualquier dispositivo, de manera práctica y lo mejor, sin alterar las columnas, filas o fórmulas, puesto que, la información a diligenciar ya está parametrizada y actualizada de acuerdo a tus necesidades.


¿Por qué deberías elegir un CRM en lugar de seguir usando Excel?


Aunque Excel y los CRM’s comparten algunas funcionalidades básicas, como el registro, almacenamiento y visualización de datos, los CRM’s ofrecen no sólo más funcionalidades sino que, superan esas similitudes que tienen con Excel.


Galápago ha recopilado las diferencias entre estos dos programas para que puedas comprender mejor las ventajas y desventajas entre el uno y el otro:


- Optimiza el tiempo de tu fuerza comercial: Tus RTC’s necesitan tiempo para cumplir con los objetivos de venta, así que, ponerlos a enviar reportes diarios e informes de gestión mensual en los que se incluyen gráficos, barras y tablas, resulta ser una tarea altamente demandante, restando valor a tu empresa. Si usas Galápp como tu CRM le quitas esa carga diaria y mensual, teniendo esa información que necesitas a tan sólo un clic.


- Protege la información comercial que has generado por años: La rotación de personal es un dolor de cabeza no sólo para ti, Gerente Comercial, sino, para tu estrategia comercial en sí. Usando Galápp tu información comercial está segura, teniendo la opción de inactivar el usuario de tu ex colaborador, y pudiendo asignar su base de datos al nuevo integrante que contrates. Esto te permite también mantener la trazabilidad con tus clientes y asegurar la continuidad del servicio al cliente.


- Acceso a integrarse con los demás software de tu empresa: La información debe verse como un todo y no como islas independientes. Por lo anterior, debes conocer si Excel permite integrarse con otros sistemas de información de tu empresa. Por ejemplo, con el software contable, el de facturación o con el ERP de ventas. Excel, a pesar de ser una herramienta compatible con los diferentes programas, se queda corta al momento de integrarse con otros sistemas. Galápp, en cambio, no se integra con el software contable, facturación o el ERP de ventas, sino también, es capaz de ajustarse a los campos y condiciones de esos programas para la migración efectiva de información.


¿Aún crees que seguir manteniendo las mismas hojas de cálculo puede ser suficiente de acuerdo a la escalabilidad y crecimiento que va exigiendo tu empresa? Aquí te mostramos un paralelo con otros puntos claves a considerar con relación a las ventajas y desventajas de usar EXCEL o CRM’s.


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